În aproape orice loc de muncă se lucrează cu date despre persoane. Cine este la recepție notează numele unui vizitator. Cine servește într-un magazin ia o adresă de livrare. Cine lucrează în administrație vede state de plată, concedii medicale și contracte. De aceea, normele privind protecția datelor nu sunt doar treaba conducerii: vă privesc și pe dumneavoastră.
Normele care se aplică în Spania
- Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR, în Spania RGPD, Regulamentul (UE) 2016/679) se aplică direct în toate țările Uniunii Europene.
- Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD, legea organică spaniolă privind protecția datelor personale și garantarea drepturilor digitale) completează regulamentul în Spania. Reglementează, de exemplu, vârsta consimțământului, obligația de confidențialitate, videosupravegherea și drepturile digitale la locul de muncă.
- Agencia Española de Protección de Datos (AEPD, aepd.es, agenția spaniolă pentru protecția datelor) este autoritatea care veghează ca aceste norme să fie respectate.
Ce este o dată personală
Este orice informație despre o persoană fizică identificată sau identificabilă (articolul 4 punctul 1 din GDPR). De exemplu:
- nume, prenume, adresă, telefon și e-mail
- numărul de DNI (cartea de identitate spaniolă) sau de NIE (numărul de identificare al străinilor), numărul de angajat sau de client
- fotografii, videoclipuri și înregistrări vocale în care persoana este recunoscută
- adrese IP, date de localizare și numere de înmatriculare asociate unei persoane
- salariu, program, absențe, evaluări și date din viața profesională
Data nu trebuie să fie secretă. O adresă de e-mail publicată pe un site rămâne o dată personală. Datele unei societăți (CIF-ul sau vânzările ei) nu sunt date personale, dar cele ale persoanei din spatele unei activități independente sunt.
Datele anonime, care nu mai permit identificarea nimănui, nu intră sub incidența normelor. Datele pseudonimizate, în care numele este înlocuit cu un cod, dar se poate reveni la persoană cu o cheie păstrată separat, rămân date personale.
Ce este o prelucrare
Prelucrarea este tot ce se poate face cu datele: a le colecta, înregistra, stoca, consulta, căuta, trimite, modifica, partaja și șterge (articolul 4 punctul 2). Când doar priviți o fișă pe ecran, prelucrați deja date. Normele se aplică prelucrărilor automatizate și, de asemenea, dosarelor pe hârtie, dacă sunt ordonate după criterii, de exemplu un clasor arhivat după nume de familie.
Cine este cine
- Persoana vizată este persoana la care se referă datele: o clientă, un pacient, un elev sau un coleg de muncă.
- Operatorul decide în ce scop și cum se prelucrează datele (articolul 4 punctul 7). De regulă este firma sau entitatea pentru care lucrați, nu dumneavoastră personal.
- Persoana împuternicită de operator prelucrează date în numele operatorului, de exemplu o gestoría (birou care ține evidențe și întocmește statele de plată) sau furnizorul unui program în cloud (articolul 4 punctul 8). Între cei doi trebuie să existe un contract sau alt act juridic în scris (articolul 28).
Cine lucrează sub autoritatea firmei poate prelucra datele doar urmând instrucțiunile ei (articolul 29 din GDPR). Nu poate decide pe cont propriu să folosească lista de clienți în alt scop.
De ce contează
Datele folosite greșit pot cauza daune reale: fraude, furt de identitate, hărțuire, discriminare sau pierderea unui loc de muncă. O greșeală dăunează și firmei și se poate solda cu o sancțiune.
Rețineți: înainte de a folosi datele unei persoane, întrebați-vă dacă vă sunt necesare pentru muncă și dacă firma vă permite să le folosiți astfel.