Nu toate datele au același risc. Unele cer o atenție deosebită. În această lecție vedem DNI-ul, datele obișnuite ale personalului și categoriile speciale din articolul 9 din GDPR.
Numărul de DNI și alți identificatori
Numărul din DNI, din NIE sau din pașaport este o dată personală ca oricare alta. Nu este o dată din categoriile speciale, dar poate fi folosit pentru a uzurpa identitatea cuiva, așa că trebuie tratat cu grijă:
- Cereți-l doar dacă este nevoie. Dacă ajunge numele, nu cereți și DNI-ul. Principiul reducerii la minimum se aplică aici ca oricărei alte date.
- Nu-l publicați complet alături de nume. Pentru publicarea actelor administrative care conțin date personale, a șaptea dispoziție adițională din LOPDGDD cere identificarea persoanei prin numele și prenumele ei plus patru cifre aleatorii din document. Este un bun exemplu de prudență pentru liste, panouri și anunțuri.
- Nu lăsați copii pe unde se nimerește. O fotocopie a DNI-ului uitată pe o masă sau în tava imprimantei este o scurgere de date care așteaptă să se întâmple.
- Nu-l folosiți ca parolă sau cod de acces și nu-l trimiteți pe canale nesigure.
Datele obișnuite ale personalului
O firmă prelucrează multe date ale lucrătorilor săi: identificare, cont bancar, contract, stat de plată, program, concedii, absențe și instruire. Aproape toate se prelucrează în baza contractului și a obligațiilor legale. Trebuie să le vadă doar cei care au nevoie de ele pentru atribuțiile lor: departamentul de personal și gestoría văd statele de plată, dar restul personalului nu.
O regulă simplă: o dată despre un coleg nu se comentează, nu se retransmite și nu se publică fără un motiv clar de serviciu. Statele de plată, sancțiunile, concediile medicale și problemele personale nu sunt subiect pentru coridor sau pentru un grup de mesagerie.
Categoriile speciale de date
Articolul 9 din GDPR interzice, în principiu, prelucrarea acestor date:
- originea etnică sau rasială
- opiniile politice
- convingerile religioase sau filozofice
- apartenența sindicală
- datele genetice
- datele biometrice prelucrate pentru a identifica în mod unic o persoană, de exemplu o amprentă digitală pentru pontaj
- datele privind sănătatea
- datele privind viața sexuală sau orientarea sexuală
Există excepții, iar la locul de muncă cele mai frecvente sunt obligațiile din dreptul muncii și al securității sociale (articolul 9.2.b) și medicina muncii. Un exemplu: firma știe de concediul medical și de durata lui, dar nu are nevoie să cunoască diagnosticul. Altul: cotizația sindicală se reține din stat de plată doar dacă persoana o cere.
Datele privind condamnările și infracțiunile penale au și ele o protecție sporită. Potrivit articolului 10 din GDPR, se prelucrează doar sub controlul unei autorități publice sau când o normă o permite. De aceea, o firmă nu poate cere pur și simplu cazier judiciar întregului personal: doar când legea o impune pentru activitate, de exemplu certificatul privind infracțiunile cu caracter sexual pentru a lucra cu minori.
Datele de sănătate și ale minorilor
Dacă la locul dumneavoastră de muncă vedeți date de sănătate (un centru medical, un cămin de bătrâni, o farmacie, un serviciu de prevenție) sau date ale minorilor (o școală, o academie), riscul este mai mare. Aplicați mai strict instrucțiunile firmei și folosiți doar sistemele autorizate.
Rețineți: cu cât o dată este mai sensibilă, cu atât mai puține persoane trebuie să o vadă și cu atât mai bine trebuie protejată.