Multe scurgeri de date nu se datorează unor hackeri geniali, ci unor mici neglijențe de zi cu zi: o parolă slabă, un e-mail trimis persoanei greșite sau un clic pe un link fals. Personalul este o parte esențială a securității.
Obligația de confidențialitate
Articolul 5 din LOPDGDD spune că operatorul, persoana împuternicită și toate persoanele care intervin în orice fază a prelucrării sunt supuse obligației de confidențialitate. Această obligație se menține și după încheierea relației cu firma. Adică veți fi în continuare obligat să păstrați secretul și când vă schimbați locul de muncă.
Articolul 32 din GDPR obligă firma să aplice măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului. Unele depind de conducere, cum ar fi criptarea și copiile de rezervă. Altele depind de dumneavoastră.
Bune practici de zi cu zi
- Parole. Folosiți parole lungi și diferite pentru fiecare serviciu. Nu le împărtășiți, nu le notați pe un bilețel lipit de monitor și activați autentificarea multifactor, dacă este disponibilă.
- Ecran blocat. Blocați calculatorul de fiecare dată când vă ridicați.
- Birou curat. Nu lăsați la vedere hârtii cu date. Păstrați documentele în dulapuri încuiate și distrugeți-le pe cele de care nu mai aveți nevoie în dispozitivul de tocat hârtie sau în containerele indicate.
- Imprimante. Luați imediat ce ați imprimat.
- E-mail. Verificați destinatarul înainte de trimitere. Folosiți copia ascunsă (BCC) dacă scrieți mai multor persoane care nu se cunosc între ele. Când atașați date sensibile, folosiți căile sigure indicate de firmă.
- Dispozitive. Folosiți doar echipamente și programe autorizate. Nu copiați date pe stick-uri USB sau în conturi personale de stocare în cloud, decât dacă firma permite.
- Conversații. Nu vorbiți despre datele clienților sau ale colegilor în locuri publice, în transport sau în lift.
- Telemuncă. Lucrați dintr-o rețea de încredere, nu dintr-un wifi public neprotejat, și evitați ca rudele sau vizitatorii să vă vadă ecranul.
Ce este phishingul
Phishingul este o înșelăciune, de obicei prin e-mail, mesaj text sau apel telefonic, în care cineva se dă drept o bancă, un furnizor, un coleg sau conducerea pentru ca dumneavoastră să dați date sau să faceți ceva. Câteva semne:
- există urgență sau amenințare („contul dumneavoastră va fi închis astăzi”)
- expeditorul sau linkul pare aproape corect, dar are litere schimbate
- vi se cere o parolă, o plată sau schimbarea unui cont bancar
- există un fișier atașat sau un link la care nu vă așteptați
Dacă aveți o bănuială, nu dați clic, nu deschideți atașamentul și nu răspundeți. Verificați pe alt canal, de exemplu sunând persoana la un număr pe care îl cunoașteți deja, și anunțați responsabilul de IT sau de securitate din firma dumneavoastră. Anunțați rapid: dacă ați dat deja clic sau ați introdus parola, spuneți imediat. Ascunderea agravează paguba.
Cine sună și cere date
Există și apeluri în care cineva se dă drept client, agent sau director. Înainte de a da date, verificați-i identitatea și dreptul de a le primi. Este mai bine să pierdeți câteva minute decât să dați date cui nu trebuie.
Rețineți: securitatea datelor este un obicei zilnic. O mică neglijență poate avea consecințe mari, iar un anunț făcut devreme ajută întotdeauna.