Condividere le informazioni e il GDPR del Regno Unito

Una delle lezioni dei casi gravi riesaminati (serious case reviews) è che enti diversi avevano ciascuno una parte del quadro e non l'hanno condivisa. Condividere le informazioni nel modo giusto può salvare vite.

Alcune persone temono che la legge sulla protezione dei dati impedisca di condividere. Non è così.

Le indicazioni del governo

Il Department for Education pubblica indicazioni sulla condivisione delle informazioni per chi lavora con minori, giovani, genitori e chi li assiste. Sono state aggiornate nel 2024 e, in Inghilterra, sono diventate linea guida obbligatoria a settembre 2026, quando è entrato in vigore un nuovo obbligo di legge per alcune organizzazioni di condividere informazioni sui minori (articolo 16LA del Children Act 2004). Le formulazioni cambiano nel tempo, quindi controlli su gov.uk la versione in vigore. I messaggi principali sono:

• La legge sulla protezione dei dati non è un ostacolo alla condivisione delle informazioni. Il UK GDPR, il Data Protection Act 2018 e la normativa sui diritti umani offrono un quadro per condividere le informazioni in modo appropriato. Non impediscono la condivisione necessaria per proteggere un minore o un adulto.
• Sia aperto e onesto. Spieghi alla persona, e se opportuno alla sua famiglia, che cosa sarà condiviso, perché e con chi, a meno che ciò non metta a rischio la persona o altri.
• Chieda consiglio nel dubbio. Parli con il Suo referente per la tutela. Può farlo anche senza fare il nome della persona.
• Il consenso non serve sempre. Dove può, rispetti i desideri della persona. Può comunque condividere senza consenso se c'è un buon motivo ed è lecito, per esempio per proteggere un minore da un danno.
• Metta al primo posto sicurezza e benessere. Basi la Sua decisione sulla sicurezza e sul benessere della persona e di altri che possono essere coinvolti.
• Sia necessario, proporzionato, pertinente, adeguato, accurato, tempestivo e sicuro. Condivida solo ciò che serve, con chi ne ha bisogno, in modo sicuro.
• Registri la Sua decisione e i motivi, sia che condivida sia che no.

Le stesse idee valgono per gli adulti. Per gli adulti con capacità decisionale, i loro pareri e desideri pesano di più. In ogni caso, chieda al referente per la tutela.

Chi decide?

Nella maggior parte dei luoghi di lavoro, Lei non decide se condividere all'esterno della Sua organizzazione. Passi la Sua preoccupazione al referente per la tutela, che decide che cosa condividere, con chi e su quale base giuridica. Non aspetti il consenso prima di informare il Suo referente per la tutela. Informare il referente avviene all'interno della Sua organizzazione.

Gestire le informazioni in sicurezza

• Condivida solo con chi ha bisogno di sapere.
• Usi i canali sicuri stabiliti dal Suo datore di lavoro. Non invii dettagli con la posta personale, con SMS o con app di social media.
• Non parli di un caso dove altri possono sentirLa, come in un corridoio, in un bar o su un treno.
• Non pubblichi nulla che possa identificare un minore o un adulto a rischio.
• Tenga i documenti sotto chiave o protetti da password. Non li lasci sullo schermo o su una scrivania.
• Non faccia foto a minori o adulti a rischio con il Suo telefono, a meno che la Sua organizzazione non abbia una politica che lo consenta.

Riservatezza non significa segretezza

Non si può mai promettere una riservatezza assoluta se c'è una preoccupazione di safeguarding. Sia onesto con le persone fin dall'inizio: "Se mi dici qualcosa che mi preoccupa per la tua sicurezza, dovrò dirlo a qualcuno che può aiutarti."

Segnalazioni alla polizia e agli enti locali

Se il referente per la tutela, o Lei in un'emergenza, segnala alla polizia o all'ente locale, condivida i fatti: chi, che cosa, quando, dove e le parole esatte della persona. Non aggiunga supposizioni.

Punti chiave

• Il UK GDPR e il Data Protection Act 2018 non Le impediscono di condividere informazioni per tenere al sicuro qualcuno.
• Condivida ciò che è necessario, proporzionato, pertinente, accurato, tempestivo e sicuro.
• Passi la Sua preoccupazione al referente per la tutela. È lui a decidere sulla condivisione più ampia.
• Sia onesto sulla riservatezza e registri la decisione.