Dokumenty i zapisy

Zasada siódma

Siódma zasada to ustanowienie dokumentów i zapisów odpowiednich do charakteru i wielkości firmy. Zapis jest dowodem, że kontrola się odbyła i co wykazała. Inspektorzy proszą o zapisy, bo nie mogą być w twojej kuchni codziennie. Jeśli czegoś nie zapisano, trudno udowodnić, że to zrobiono.

Dokumenty mówią, co powinno się dziać. Należą do nich plan HACCP, schematy, procedury i instrukcje robocze. Są aktualizowane.
Zapisy pokazują, co się stało. Należą do nich dzienniki temperatur, karty sprzątania, kontrole dostaw, działania korygujące, kontrole kalibracji, zapisy szkoleń i podpisy weryfikacji.

Przykłady z pakietu Safe Catering FSAI

Pakiet Safe Catering FSAI to system oparty na HACCP dla firm cateringowych. Zawiera formularze zapisów, takie jak:

zapisy przyjęcia towaru (dostawy)
zapisy chłodnicze dla lodówek i zamrażarek
zapisy gotowania, schładzania i podgrzewania
zapisy utrzymywania w cieple
zapisy sprzątania
zapisy szkoleń

Możesz używać tych formularzy, systemu elektronicznego albo własnych formularzy, o ile spełniają swoją rolę.

Zasady dobrych zapisów

Wypełniaj je w chwili kontroli. Nigdy z wyprzedzeniem ani później z pamięci.
Wpisuj prawdziwe liczby. Strona identycznych temperatur wygląda na zmyśloną i sugeruje, że nikt niczego nie sprawdzał.
Pisz czytelnie, podając datę, godzinę, co zmierzono i swoje inicjały lub podpis.
Jeśli się pomylisz, przekreśl jedną kreską, tak aby dało się to jeszcze przeczytać, potem wpisz poprawną liczbę i parafuj. Nie używaj korektora i nie wyrywaj strony.
Gdy limit nie został dotrzymany, zapisz też działanie korygujące, a nie tylko odczyt.
Trzymaj zapisy w jednym uzgodnionym miejscu i nie zabieraj ich do domu.
W przypadku zapisów elektronicznych wiedz, co robić, gdy system zawiedzie. Używaj papieru, dopóki nie wróci.

Jak długo je przechowywać

Art. 5 mówi, że zapisy trzeba przechowywać przez odpowiedni okres. Rozporządzenie nie podaje jednej liczby. Firma wybiera okres odpowiedni do swoich produktów. Częste podejście to przechowywanie co najmniej przez okres przydatności żywności plus margines, a dłużej w przypadku zapisów szkoleń i audytów. Pracodawca powie ci, jaka jest zasada w twoim miejscu pracy.

Fałszywe zapisy

Wpisanie odczytu, którego nie wykonano, to poważna sprawa. Żywność może być niebezpieczna, a nikt o tym nie wie. Podkopuje to też cały system i może oznaczać, że firma nie potrafi wykazać zgodności z przepisami. Oba przypadki podlegają egzekwowaniu prawa. Jeśli nie możesz wykonać kontroli, powiedz to. Nie wpisuj liczby.

Zapisy pomagają także tobie

Dobre zapisy chronią firmę i pracowników. Jeśli klient zgłosi chorobę, zapisy gotowania, schładzania i utrzymywania w cieple mogą pokazać, że żywność była obrabiana prawidłowo. Pokazują też, gdzie był problem, jeśli jakiś był.

Identyfikowalność i wycofanie

Zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 178/2002, art. 18 firma musi umieć wskazać, kto dostarczył jej żywność i którym firmom ją dostarczyła. Umożliwiają to zapisy dostawców i dostaw. Jeśli okaże się, że żywność jest niebezpieczna, zostaje wycofana z rynku, zanim dotrze do konsumentów, albo wycofana od konsumentów, którzy już ją mają. FSAI publikuje ostrzeżenia i wycofania żywności. Postępuj zgodnie z procedurą w swoim miejscu pracy: odizoluj i oznacz produkt, zapisz, co zrobiono, i powiedz przełożonemu.

Najważniejsze

Dokumenty mówią, co robić. Zapisy pokazują, co zrobiono.
Wypełniaj zapisy w chwili kontroli, prawdziwymi liczbami, z datą i inicjałami.
Błędy poprawiaj jedną kreską. Nigdy nie wymyślaj liczby.
Zapisy wspierają też identyfikowalność oraz wycofania z rynku i od konsumentów.

W praktyce

Inspektor prosi piekarza o zapisy pieca i schładzania z ostatniego miesiąca. Każdy wiersz ma tę samą godzinę i temperaturę, a pismo jest identyczne. Pracownicy przyznają, że wypełnili je w piątek na cały tydzień. Inspektor nie może już polegać na żadnym z zapisów. Firma musi nowymi, uczciwymi zapisami wykazać, że jej kontrole działają.