Принцип сьомий
Сьомий принцип — запровадити документи й записи, що відповідають характеру та розміру підприємства. Запис — це доказ того, що перевірка відбулася, і того, що вона виявила. Інспектори просять показати записи, бо не можуть бути у вашій кухні щодня. Якщо щось не записано, важко довести, що це зроблено.
Документи й записи
- Документи кажуть, що має відбуватися. До них належать план HACCP, блок-схеми, процедури та робочі інструкції. Їх підтримують в актуальному стані.
- Записи показують, що відбулося. До них належать журнали температури, аркуші прибирання, перевірки доставок, коригувальні дії, перевірки калібрування, записи про навчання та підписи верифікації.
Приклади з пакета FSAI Safe Catering
Пакет FSAI Safe Catering — це система на основі HACCP для закладів харчування. Він містить бланки записів, як-от:
- записи про приймання (доставку) товару
- записи холодильного обладнання для холодильників і морозильників
- записи про приготування, охолодження й розігрівання
- записи про гаряче зберігання
- записи про прибирання
- записи про навчання
Ви можете використовувати ці бланки, електронну систему або власні бланки, аби вони виконували своє завдання.
Правила добрих записів
- Заповнюйте їх у момент перевірки. Ніколи наперед і ніколи пізніше з пам’яті.
- Пишіть справжні числа. Сторінка з однаковими температурами виглядає вигаданою і наводить на думку, що ніхто нічого не перевіряв.
- Пишіть розбірливо, зазначаючи дату, час, що виміряно і свої ініціали чи підпис.
- Якщо помилилися, закресліть однією рискою, щоб можна було прочитати, потім напишіть правильне число й поставте ініціали. Не користуйтеся коректором і не виривайте сторінку.
- Коли межу не дотримано, записуйте також коригувальну дію, а не лише показання.
- Зберігайте записи в одному узгодженому місці й не носіть їх додому.
- Для електронних записів знайте, що робити, якщо система дасть збій. Користуйтеся папером, поки вона не повернеться.
Як довго їх зберігати
Стаття 5 каже, що записи треба зберігати протягом відповідного періоду. Регламент не дає єдиного числа. Підприємство обирає період, що пасує його продуктам. Поширений підхід — зберігати щонайменше стільки, скільки триває термін придатності їжі, плюс запас, а записи про навчання й аудит — довше. Ваш роботодавець скаже вам правило на вашому робочому місці.
Підроблені записи
Записати показання, якого ви не знімали, — це серйозно. Їжа може бути небезпечною, а ніхто про це не знає. Це також підриває всю систему і може означати, що підприємство не здатне показати свою відповідність вимогам. І те, й інше є предметом примусового виконання. Якщо ви не можете завершити перевірку, скажіть про це. Не пишіть число.
Записи допомагають і вам
Добрі записи захищають підприємство і працівників. Якщо клієнт скаржиться на хворобу, записи про приготування, охолодження й гаряче зберігання можуть показати, що з їжею поводилися належно. Вони також показують, де була проблема, якщо вона була.
Простежуваність і вилучення
За Регламентом (ЄС) № 178/2002, стаття 18, підприємство має вміти назвати, хто постачав його їжу і яким підприємствам воно її постачало. Записи про постачальників і доставки це уможливлюють. Якщо виявлено, що їжа небезпечна, її вилучають з ринку до того, як вона дійде до споживачів, або відкликають у споживачів, які вже її мають. FSAI публікує харчові попередження та відкликання. Дійте за процедурою вашого робочого місця: ізолюйте й позначте продукт, запишіть, що зроблено, і повідомте керівника.
Головне
- Документи кажуть, що робити. Записи показують, що зроблено.
- Заповнюйте записи у момент перевірки, зі справжніми числами, із датою та ініціалами.
- Помилки виправляйте однією рискою. Ніколи не вигадуйте число.
- Записи також підтримують простежуваність, вилучення й відкликання.
На практиці
Інспектор просить у пекаря записи про піч і охолодження за останній місяць. Кожен рядок має той самий час і температуру, а почерк однаковий. Працівники зізнаються, що заповнили їх у п’ятницю на весь тиждень. Інспектор більше не може покладатися на жоден із записів. Підприємству треба новими, чесними записами показати, що його контролі працюють.