Arbejdsmiljøarbejdet skal være systematisk. Det betyder, at det er planlagt, tilbagevendende og tydeligt. Det er ikke nok at reagere, når noget er sket. Kravene findes i arbetsmiljölagen 3 kap. 2 a § og i AFS 2023:1.
Lovens krav
Arbejdsgiveren skal systematisk planlægge, lede og kontrollere virksomheden, så arbejdsmiljøet opfylder kravene til et godt arbejdsmiljø. Arbejdsgiveren skal undersøge arbejdsskader, løbende undersøge risiciene og træffe de nødvendige foranstaltninger. Foranstaltninger, der ikke kan gennemføres med det samme, skal tidsplanlægges.
En del af den daglige drift
Ifølge 5 § skal arbejdsmiljøarbejdet drives som en del af den daglige drift. Det omfatter alle fysiske, organisatoriske og sociale forhold, der har betydning for arbejdsmiljøet. Arbejdsmiljøspørgsmål skal behandles på samme måde som produktion, økonomi og kvalitet. Det gælder både under den løbende drift og når virksomheden ændrer sig.
Arbejdet omfatter hele virksomheden. Det gælder også, hvis arbejdet foregår flere steder, er mobilt eller udføres på distance, for eksempel i arbejdstagerens hjem. Det gælder også risici, der kun berører en eller nogle få personer.
Medvirken
Arbejdsgiveren skal give arbejdstagerne og sikkerhedsrepræsentanterne (skyddsombud) mulighed for at medvirke i det systematiske arbejdsmiljøarbejde (6 §). I afgør sammen, hvordan samarbejdet skal foregå. Arbejdsgiveren har alligevel altid ansvaret.
Arbejdsmiljøpolitik
Der skal være en arbejdsmiljøpolitik, som beskriver, hvordan arbejdsmiljøet skal være i virksomheden (7 §). Den skal være tydelig og konkret, så den kan følges op. Politikken skal være skriftlig, hvis der er ti eller flere arbejdstagere. Med færre end ti skal den eksistere, men den behøver ikke være skrevet ned.
Rutiner
Der skal være rutiner, som beskriver, hvordan arbejdsmiljøarbejdet foregår (8 §). Af rutinen skal det fremgå:
- hvornår og hvordan arbejdsmiljøarbejdet skal gennemføres
- hvem der skal sørge for, at det gennemføres
- hvem der skal medvirke
Rutinerne skal være skriftlige ved ti eller flere arbejdstagere. De skal holdes ajour og være kendt af alle, de berører. Ofte kan de koordineres med de rutiner, der allerede findes i virksomheden.
Grænsen på ti arbejdstagere
Mange krav i forskrifterne bliver først skriftlige ved ti eller flere arbejdstagere: politik, rutiner, opgavefordeling, mål for organisatorisk og socialt arbejdsmiljø og dokumentation af den årlige opfølgning. Risikovurderinger skal altid dokumenteres skriftligt, uanset størrelse.
Et eksempel fra hverdagen
I en lille virksomhed med seks ansatte behøver politikken ikke at være skriftlig. Ejeren skriver den alligevel ned på en halv side: at ingen skal komme til skade eller blive syg af jobbet, at alle skal kunne sige fra, og at risici tages alvorligt. Hun gennemgår den med personalet en gang om året. Når virksomheden vokser til ti personer, bliver politik, rutiner og opgavefordeling skriftlige krav. Så har hun allerede et godt grundlag at bygge videre på.
Sikkerhedsrunden som vane
Mange arbejdspladser bruger sikkerhedsrunder (skyddsrond) til at undersøge arbejdsmiljøet. Så gennemgår lederen og sikkerhedsrepræsentanten eller en anden repræsentant lokalerne og taler med personalet. Det, der findes, skrives ned og kommer ind i handlingsplanen. En sikkerhedsrunde er en arbejdsmåde, ikke et krav i sig selv, men den passer godt ind i kravene om regelmæssig undersøgelse.
Det skal du stadig selv gøre
Et færdigt dokument er ikke nok. Politik og rutiner skal tilpasses jeres virksomhed og bruges hver dag. Du skal også sørge for, at de, det berører, kender dem.