Principio siete
El séptimo principio consiste en establecer documentos y registros adecuados a la naturaleza y al tamaño de la empresa. Un registro es la prueba de que una comprobación se hizo y de lo que halló. Los inspectores piden ver los registros porque no pueden estar en su cocina todos los días. Si algo no está escrito, es difícil demostrar que se hizo.
Documentos y registros
- Los documentos dicen lo que debería ocurrir. Incluyen el plan HACCP, los diagramas de flujo, los procedimientos y las instrucciones de trabajo. Se mantienen actualizados.
- Los registros muestran lo que ocurrió. Incluyen los registros de temperatura, las hojas de limpieza, las comprobaciones de entregas, las medidas correctoras, las comprobaciones de calibración, los registros de formación y las firmas de verificación.
Ejemplos del paquete Safe Catering de la FSAI
El paquete Safe Catering de la FSAI es un sistema basado en el HACCP para establecimientos de restauración. Incluye formularios de registro como:
- registros de recepción de mercancías (entregas)
- registros de refrigeración de neveras y congeladores
- registros de cocción, enfriamiento y recalentamiento
- registros de mantenimiento en caliente
- registros de limpieza
- registros de formación
Puede usar estos formularios, un sistema electrónico o sus propios formularios, siempre que cumplan su función.
Normas para unos buenos registros
- Rellénelos en el momento de la comprobación. Nunca por adelantado ni después de memoria.
- Anote cifras reales. Una página con temperaturas idénticas parece inventada y sugiere que nadie comprobó nada.
- Escriba con claridad, con la fecha, la hora, lo que midió y sus iniciales o su firma.
- Si se equivoca, táchelo con una sola línea para que siga pudiendo leerse, escriba la cifra correcta y ponga sus iniciales. No use corrector líquido ni arranque la página.
- Cuando no se cumpla un límite, registre también la medida correctora, no solo la lectura.
- Guarde los registros en un único lugar acordado y no se los lleve a casa.
- Con los registros electrónicos, sepa qué hacer si el sistema falla. Use papel hasta que vuelva a funcionar.
Cuánto tiempo conservarlos
El artículo 5 dice que los registros deben conservarse durante un período adecuado. El Reglamento no da una cifra única. La empresa elige un período acorde con sus productos. Una práctica habitual es conservarlos al menos durante la vida útil del alimento más un margen, y más tiempo en el caso de los registros de formación y de auditoría. Su empleador le dirá la norma de su lugar de trabajo.
Registros falsos
Anotar una lectura que no ha tomado es grave. Puede que el alimento sea inseguro y nadie lo sepa. Además, socava todo el sistema y puede significar que la empresa no puede demostrar que cumple la norma. Ambas cosas son asunto de la inspección. Si no puede completar una comprobación, dígalo. No escriba una cifra.
Los registros también le ayudan a usted
Unos buenos registros protegen a la empresa y al personal. Si un cliente se queja de haberse puesto enfermo, los registros de cocción, enfriamiento y mantenimiento pueden demostrar que el alimento se manipuló correctamente. También muestran dónde estuvo el problema, si lo hubo.
Trazabilidad y retirada
Según el Reglamento (CE) n.º 178/2002, artículo 18, una empresa debe poder decir quién le suministró sus alimentos y a qué empresas los suministró. Los registros de proveedores y de entregas lo hacen posible. Si se descubre que un alimento es inseguro, se retira del mercado antes de que llegue a los consumidores o se recupera de los consumidores que ya lo tienen. La FSAI publica alertas y recuperaciones de alimentos. Siga el procedimiento de su lugar de trabajo: separe y etiquete el producto, anote lo que hizo y avise a su supervisor.
Puntos clave
- Los documentos dicen qué hacer. Los registros muestran lo que se hizo.
- Rellene los registros en el momento, con cifras reales, fechados y con sus iniciales.
- Corrija los errores con una sola línea. No invente nunca una cifra.
- Los registros también respaldan la trazabilidad, las retiradas y las recuperaciones.
En la práctica
Un inspector pide a un panadero los registros del horno y del enfriamiento del último mes. Todas las líneas tienen la misma hora y la misma temperatura, y la letra es idéntica. El personal admite que se rellenaron el viernes para toda la semana. El inspector ya no puede fiarse de ninguno de los registros. La empresa tiene que demostrar con registros nuevos y honestos que sus controles funcionan.