Non chiunque tocchi un computer è un utilizzatore ai sensi delle DSE Regulations. La parola ha un significato giuridico e decide chi ha diritto a una valutazione, a una visita oculistica e a una formazione.
Chi è un utilizzatore
Un utilizzatore è un dipendente che usa abitualmente i DSE come parte significativa del suo lavoro normale (articolo 1). L'HSE lo dice in modo semplice: le Regulations si applicano ai lavoratori che usano i DSE ogni giorno, per periodi continuativi di un'ora o più. Non si applicano a chi li usa di rado o solo per brevi periodi. Altri segnali che una persona è un utilizzatore sono:
- dipende dai DSE per svolgere il proprio lavoro;
- deve trasferire rapidamente informazioni da o verso lo schermo;
- il lavoro richiede alti livelli di attenzione e concentrazione.
Chi consulta qualcosa al computer per qualche minuto ogni tanto probabilmente non è un utilizzatore. Un addetto di call center, un contabile o un grafico quasi certamente lo è. Se non è sicuro, lo chieda al Suo datore di lavoro. È lui a doverlo stabilire, e la risposta deve seguire i fatti del Suo lavoro, non la Sua qualifica.
I datori di lavoro devono pensare anche alle persone che non sono utilizzatori in senso stretto. Le Management Regulations impongono loro di valutare tutti i rischi per il proprio personale.
La valutazione della postazione (articolo 2)
Una postazione di lavoro non è solo la scrivania. Comprende lo schermo, la tastiera, il mouse, il software, la sedia, il tavolo, lo spazio intorno e l'ambiente di lavoro, come illuminazione e rumore. Comprende anche il modo in cui il lavoro è organizzato.
Il datore di lavoro deve valutare la postazione di ogni utilizzatore e ridurre i rischi che la valutazione individua. In pratica significa:
- esaminare le attrezzature, gli arredi, l'ambiente e le attività;
- parlare con l'utilizzatore di dolori, problemi agli occhi e modo di lavorare;
- registrare i risultati significativi e le azioni da intraprendere (un datore di lavoro con cinque o più dipendenti deve metterli per iscritto);
- fare ciò che la valutazione indica, in tempi ragionevoli;
- rivedere la valutazione quando qualcosa cambia.
Una valutazione DSE può essere fatta da un valutatore formato, oppure dall'utilizzatore con una lista di controllo, purché abbia ricevuto una formazione adeguata. Un valutatore formato deve poi esaminare i risultati, chiarire gli eventuali dubbi e verificare che i problemi vengano risolti. Un software può aiutare, ma l'HSE precisa che da solo non è una valutazione. L'HSE pubblica una lista di controllo gratuita per la postazione DSE (CK1).
Quando la valutazione deve essere rivista
La riveda se:
- l'utilizzatore passa a nuove attrezzature o a nuovi arredi;
- la postazione viene spostata o la disposizione cambia;
- il lavoro cambia in un modo che incide sull'uso dello schermo;
- l'utilizzatore lamenta dolore o disagio, o sviluppa un problema di salute;
- la valutazione non è più valida per qualsiasi motivo.
L'articolo 2 dice che la valutazione deve essere rivista se vi è motivo di sospettare che non sia più valida, o se c'è stato un cambiamento significativo. La legge non fissa una data di revisione.
Nuovi assunti e persone con esigenze diverse
Un nuovo assunto dovrebbe essere valutato poco dopo l'inizio e, se possibile, prima di lunghi periodi di lavoro. Alcune persone hanno bisogno di più aiuto: chi ha una disabilità, una condizione di lunga durata, un infortunio recente o una gravidanza può aver bisogno di modifiche alle attrezzature o al modo di lavorare. Il datore di lavoro dovrebbe parlarne con la persona e fare modifiche ragionevoli.
Postazioni condivise
Dove più persone condividono una scrivania, il datore di lavoro deve garantire che ciascuna possa adattare la postazione a sé. Una breve e semplice guida alla regolazione, tenuta alla scrivania, è utile. L'HSE precisa che i lavoratori che cambiano scrivania con regolarità dovrebbero fare una valutazione dei rischi di base di ogni scrivania che usano, e hanno comunque bisogno di formazione.
In sintesi
- Un utilizzatore usa abitualmente i DSE come parte significativa del lavoro normale: secondo l'HSE, ogni giorno, per periodi continuativi di un'ora o più.
- Il datore di lavoro deve valutare la postazione, dare seguito ai risultati e rivedere la valutazione quando le cose cambiano.
- Un utilizzatore formato può spesso completare un'autovalutazione, ma il datore di lavoro deve agire di conseguenza.
- Informi il Suo datore di lavoro quando cambia postazione o ha dei sintomi.