Arbeidsmiljøarbeidet skal være systematisk. Det betyr at det er planlagt, tilbakevendende og tydelig. Det er ikke nok å handle når noe har skjedd. Kravene står i arbetsmiljölagen 3 kap. 2 a § og i AFS 2023:1.
Lovens krav
Arbeidsgiveren skal systematisk planlegge, lede og kontrollere virksomheten slik at arbeidsmiljøet oppfyller kravene til et godt arbeidsmiljø. Arbeidsgiveren skal utrede arbeidsskader, fortløpende undersøke risikoene og gjennomføre de tiltakene som trengs. Tiltak som ikke kan gjøres med en gang, skal tidfestes.
En del av den daglige driften
Etter § 5 skal arbeidsmiljøarbeidet drives som en del av den daglige virksomheten. Det omfatter alle fysiske, organisatoriske og sosiale forhold som har betydning for arbeidsmiljøet. Arbeidsmiljøspørsmål skal behandles på samme måte som produksjon, økonomi og kvalitet. Det gjelder både under løpende drift og når virksomheten endres.
Arbeidet omfatter hele virksomheten. Det gjelder også når arbeidet skjer på flere steder, er mobilt eller utføres på avstand, for eksempel i arbeidstakerens hjem. Det gjelder også risikoer som bare berører én eller noen få personer.
Medvirkning
Arbeidsgiveren skal gi arbeidstakerne og verneombudene mulighet til å medvirke i det systematiske arbeidsmiljøarbeidet (§ 6). Dere avgjør sammen hvordan samarbeidet skal foregå. Arbeidsgiveren har likevel alltid ansvaret.
Arbeidsmiljøpolicy
Det skal finnes en arbeidsmiljøpolicy (arbetsmiljöpolicy) som beskriver hvordan arbeidsmiljøet skal være i virksomheten (§ 7). Den skal være tydelig og konkret slik at den kan følges opp. Policyen skal være skriftlig hvis det er ti eller flere arbeidstakere. Med færre enn ti må den finnes, men den trenger ikke være skrevet ned.
Rutiner
Det skal finnes rutiner som beskriver hvordan arbeidsmiljøarbeidet foregår (§ 8). Av rutinen skal det gå fram:
- når og hvordan arbeidsmiljøarbeidet skal gjennomføres
- hvem som skal sørge for at det gjennomføres
- hvem som skal medvirke
Rutinene skal være skriftlige ved ti eller flere arbeidstakere. De skal holdes oppdatert og være kjent for alle det gjelder. Ofte kan de samordnes med rutinene som allerede finnes i virksomheten.
Grensen på ti arbeidstakere
Mange krav i forskriftene blir skriftlige først ved ti eller flere arbeidstakere: policy, rutiner, oppgavefordeling, mål for organisatorisk og sosialt arbeidsmiljø og dokumentasjon av den årlige oppfølgingen. Risikovurderinger skal alltid dokumenteres skriftlig, uansett størrelse.
Et eksempel fra hverdagen
I en liten bedrift med seks ansatte trenger ikke policyen å være skriftlig. Eieren skriver likevel ned en halv side: at ingen skal skades eller bli syk av jobben, at alle skal kunne si fra, og at risikoer tas på alvor. Hun går gjennom den med de ansatte én gang i året. Når bedriften vokser til ti personer, blir policy, rutiner og oppgavefordeling skriftlige krav. Da har hun allerede et godt grunnlag å bygge på.
Vernerunden som vane
Mange arbeidsplasser bruker vernerunder (skyddsronder) for å undersøke arbeidsmiljøet. Da går sjefen og verneombudet eller en annen representant gjennom lokalene og snakker med de ansatte. Det som blir funnet, skrives ned og tas inn i handlingsplanen. En vernerunde er en måte å arbeide på, ikke et krav i seg selv, men den passer godt inn i kravet om regelmessig undersøkelse.
Dette må du fortsatt gjøre selv
Et ferdig dokument er ikke nok. Policy og rutiner må være tilpasset virksomheten deres og brukes hver dag. Du må også sørge for at de det gjelder, kjenner dem.