Det systematiske arbeidsmiljøarbeidet går i en kjede: undersøke, vurdere risiko, rette opp og følge opp. Reglene står i §§ 11–14 AFS 2023:1.
Undersøke og vurdere risiko
Arbeidsgiveren skal regelmessig undersøke arbeidsmiljøet for å vurdere risiko for sykdom og ulykker (§ 11). Det kan skje gjennom daglige undersøkelser, vernerunder, målinger og intervjuer. Hvor ofte, avhenger av hvilke risikoer som finnes.
Når endringer planlegges, skal du undersøke og vurdere risikoene før endringen gjennomføres. Det kan gjelde nytt utstyr, omorganisering eller nye arbeidsmetoder.
En risiko er sannsynligheten for at sykdom eller ulykker oppstår, og følgene av det. Varselsignaler er for eksempel nestenulykker, feilhandlinger, mistrivsel og økt korttidsfravær.
Risikovurderinger skal alltid dokumenteres skriftlig. Av dokumentasjonen skal det gå fram hva risikoene er, og om de er alvorlige. Kravet gjelder også små arbeidsplasser.
Utrede hendelser
Hvis noen blir syk eller skadet i arbeidet, eller en alvorlig nestenulykke inntreffer, skal arbeidsgiveren utrede årsakene (§ 12). Formålet er å forebygge at det skjer igjen. Se etter bakenforliggende årsaker i arbeidsmiljøet, og ikke fokuser på enkeltpersonen eller skyldspørsmålet. Det er også verdifullt å utrede nestenulykker som ikke var alvorlige.
Rette opp
Tiltak som trengs, skal gjennomføres umiddelbart eller så snart det er praktisk mulig (§ 13). De som ikke kan gjøres med en gang, skal skrives inn i en handlingsplan. Av planen skal det gå fram når hvert tiltak skal være gjennomført, og hvem som er ansvarlig. Gjennomførte tiltak skal kontrolleres.
I første rekke bør du fjerne eller redusere risikoen ved kilden. Hvis risikoen ikke kan unngås helt, må arbeidstakerne beskyttes på andre måter, for eksempel med instrukser, støtte eller personlig verneutstyr. Verneombudene skal etter arbetsmiljölagen delta når handlingsplaner utarbeides.
Følge opp hvert år
Arbeidsgiveren skal hvert år følge opp det systematiske arbeidsmiljøarbeidet (§ 14). Oppfølgingen skal vise om arbeidet følger forskriftene og om det fungerer. Viser den mangler, skal du forbedre. Resultatet skal være skriftlig ved ti eller flere arbeidstakere. Det kan være grunn til flere oppfølginger, for eksempel etter en omorganisering, en ulykke eller en alvorlig nestenulykke.
Spør de ansatte
De som gjør jobben hver dag, vet ofte best hvor risikoene finnes. Spør dem hva som er farlig, slitsomt eller vanskelig, og lytt til svarene. Verneombud og arbeidstakere har etter reglene rett til å medvirke. Bruk kunnskapen deres allerede i undersøkelsen, og ikke først når tiltakene skal velges.
Et eksempel
En kjøkkensjef ser at gulvet ofte er glatt ved oppvaskrommet. Hun undersøker, vurderer at risikoen for fallulykke er alvorlig og skriver det ned. Hun bytter først gulvmatter, noe som gjøres med en gang. Deretter legger hun en ombygging inn i handlingsplanen med dato og ansvarlig. Etter en måned kontrollerer hun at glatt-risikoen har gått ned.
Dette må du fortsatt gjøre selv
Ingen kan gjøre risikovurderingen for deg uten å kjenne arbeidsplassen din. Du må selv undersøke, skrive ned, rette opp og kontrollere, og gjøre det på nytt når noe endres.