Zasada 7
Siódma zasada to ustanowienie dokumentacji i prowadzenia zapisów odpowiednich do wielkości i charakteru firmy. Mówi o tym także artykuł 5 ust. 2 lit. g rozporządzenia 852/2004. Dokumenty i zapisy są dowodem, że twój system istnieje i że go przestrzegasz.
Dokumenty a zapisy to nie to samo
- Dokument mówi, co robisz. To plan, procedury, schematy przepływu, tabela zagrożeń, specyfikacje i instrukcje. Utrzymujesz go w aktualności.
- Zapis pokazuje, co się wydarzyło. To rejestr temperatur, kontrola dostawy, potwierdzenie sprzątania, zapis szkolenia lub formularz działania korygującego. Przechowujesz go przez odpowiedni okres.
Co przechowywać
Typowy system zawiera:
- zespół HACCP i jego obowiązki;
- opisy produktów, przewidziane zastosowanie, schematy przepływu;
- analizę zagrożeń i uzasadnienie każdej decyzji;
- CCP, limity krytyczne i dowody walidacji;
- procedury i zapisy monitorowania;
- procedury i zapisy działań korygujących;
- zapisy weryfikacji i przeglądów;
- zapisy szkoleń każdej osoby pracującej z żywnością i osoby nadzorującej;
- zatwierdzanie dostawców, zapisy dostaw i informacje o identyfikowalności;
- harmonogramy i zapisy sprzątania, raporty ze zwalczania szkodników, zapisy konserwacji i kalibracji;
- macierz alergenów i zapisy zmian;
- reklamacje i incydenty.
Dobre zapisy
Dobry zapis jest:
- Czytelny: każdy potrafi go odczytać.
- Bieżący: zrobiony w chwili czynności, a nie uzupełniony później z pamięci.
- Kompletny: bez luk, z datami, godzinami i imieniem lub inicjałami osoby.
- Dokładny: pokazuje prawdziwy odczyt, także zły.
- Sprawdzony: osoba nadzorująca go kontroluje i podpisuje.
- Zabezpieczony: nie da się go zmienić bez śladu i łatwo go znaleźć.
Dziennik, w którym przez sześć tygodni każda temperatura wynosi dokładnie 4°C, budzi podejrzenia inspektora. Uczciwe zapisy z pewnymi problemami i jasnymi działaniami korygującymi są lepsze niż te, które wyglądają idealnie. Nigdy nie zmyślaj wpisów.
Jak długo je przechowywać
Prawo mówi o „odpowiednim okresie”. Nie podaje jednej liczby. Oprzyj się na terminie przydatności produktu, czasie, w którym może przyjść reklamacja, oraz wymaganiach twojego ubezpieczyciela lub klienta. Zapisz ten okres w procedurze.
Papier czy forma cyfrowa
Obie są w porządku. Systemy cyfrowe i rejestratory danych mogą monitorować w sposób ciągły i wysyłać alerty. Nadal potrzebują jednak kontroli dostępu, kopii zapasowych i przeglądu. Systemy papierowe trzeba trzymać w suchości i czystości oraz bezpiecznie przechowywać.
Zapisy a obrona z tytułu należytej staranności
Jeśli oskarżono cię o przestępstwo na podstawie Food Safety Act 1990, sekcja 21 pozwala wykazać, że podjęto wszelkie rozsądne środki ostrożności i dołożono wszelkiej należytej staranności. Trudno to wykazać bez zapisów. Przejrzysty zapis monitorowania, działań korygujących, szkoleń i przeglądów często decyduje o różnicy między obroną a skazaniem.
Zapisy a kontrola
Gdy przychodzi EHO, może poprosić o plan, dzienniki i zapisy szkoleń. Przygotuj się, by wyjaśnić, jak działa system. Pokaż, że zapisy zgadzają się z praktyką.
Najważniejsze informacje
- Dokumenty mówią, co robisz. Zapisy pokazują, co zostało zrobione.
- Zapisy muszą być kompletne, bieżące, dokładne i sprawdzone.
- Przechowuj je przez odpowiedni okres, który ustalasz i zapisujesz.
- Nigdy nie zmyślaj ani nie uzupełniaj zapisów wstecznie.
- Zapisy wspierają obronę z tytułu należytej staranności.