Принцип 7
Седмият принцип е въвеждане на документация и водене на записи, съобразени с размера и естеството на предприятието. Член 5, параграф 2, буква g) от Регламент 852/2004 казва същото. Документите и записите са доказателство, че системата ви съществува и че я спазвате.
Документите и записите са различни неща
- Документът казва какво правите. Това са планът, процедурите, блок-схемите, таблицата на опасностите, спецификациите и инструкциите. Поддържате го актуален.
- Записът показва какво се е случило. Това е дневник на температурите, проверка на доставка, подпис за почистване, запис за обучение или формуляр за коригиращо действие. Съхранявате го за подходящ срок.
Какво да съхранявате
Типичната система съдържа:
- екипа по HACCP и неговите отговорности;
- описания на продуктите, предвидена употреба, блок-схеми;
- анализа на опасностите и причините за всяко решение;
- CCP, критичните граници и доказателствата за валидиране;
- процедури и записи за наблюдение;
- процедури и записи за коригиращи действия;
- записи за верификация и преглед;
- записи за обучение на всеки работещ с храни и надзорник;
- одобряване на доставчици, записи за доставки и информация за проследимост;
- графици и записи за почистване, доклади за борба с вредителите, записи за поддръжка и калибриране;
- матрицата на алергените и записите за промени;
- оплаквания и инциденти.
Добри записи
Добрият запис е:
- Ясен: всеки може да го прочете.
- Своевременен: написан в момента, а не попълнен по-късно по памет.
- Пълен: без пропуски, с дати, часове и името или инициалите на човека.
- Точен: показва истинския отчет, включително лошите.
- Прегледан: надзорник го проверява и подписва.
- Защитен: не може да се промени без следа и лесно се намира.
Дневник с всяка температура точно 4°C в продължение на шест седмици буди подозрение у служителя. Честните записи с някои проблеми и ясни коригиращи действия са по-добри от безупречно изглеждащите. Никога не измисляйте записи.
Колко дълго да ги пазите
Законът казва „подходящ срок“. Той не дава едно число. Основете се на срока на годност на продукта, времето, за което може да дойде оплакване, и изискванията на застрахователя или клиента ви. Запишете срока в процедурата си.
Хартия или цифров вид
И двата са допустими. Цифровите системи и регистраторите на данни могат да наблюдават непрекъснато и да изпращат сигнали. Те все пак изискват контрол на достъпа, резервни копия и преглед. Хартиените системи трябва да се пазят сухи, чисти и на сигурно място.
Записите и защитата поради дължима грижа
Ако сте обвинени в престъпление по Food Safety Act 1990, раздел 21 ви позволява да докажете, че сте взели всички разумни предпазни мерки и сте проявили цялата дължима грижа. Това е трудно да се докаже без записи. Ясен запис на наблюдението, коригиращите действия, обучението и прегледа често е разликата между защита и осъдителна присъда.
Записите и проверката
Когато EHO дойде на проверка, може да поиска да види плана ви, дневниците и записите за обучение. Бъдете готови да обясните как работи системата. Покажете как записите съответстват на практиката.
Основни изводи
- Документите казват какво правите. Записите показват какво сте направили.
- Записите трябва да са пълни, своевременни, точни и проверени.
- Пазете ги подходящ срок, който вие определяте и записвате.
- Никога не измисляйте и не попълвайте записи със задна дата.
- Записите подкрепят защитата поради дължима грижа.