No todo el que toca un ordenador es usuario según el reglamento DSE. La palabra tiene un sentido jurídico y decide quién recibe una evaluación, un examen de la vista y formación.
Quién es usuario
Usuario es un empleado que usa habitualmente DSE como parte significativa de su trabajo normal (artículo 1). La HSE lo resume así: el reglamento se aplica a los trabajadores que usan DSE a diario, durante periodos continuos de una hora o más. No se aplica a quienes usan DSE con poca frecuencia o solo durante periodos cortos. Otras señales de que alguien es usuario:
- depende de los DSE para hacer su trabajo;
- tiene que pasar información a la pantalla o desde ella con rapidez;
- el trabajo exige un alto nivel de atención y concentración.
Quien consulta algo en un ordenador unos minutos de vez en cuando probablemente no es usuario. Una persona que atiende llamadas en un centro de contacto, un administrativo de contabilidad o un diseñador casi seguro que sí. Si no está seguro, pregunte a su empleador. Él debe decidirlo, y la respuesta debe seguir los hechos de su trabajo, no el nombre de su puesto.
Los empleadores también deben pensar en las personas que no son usuarios claros. Según el Management Regulations, tienen la obligación de evaluar todos los riesgos para su personal.
La evaluación del puesto (artículo 2)
Un puesto de trabajo no es solo la mesa. Incluye la pantalla, el teclado, el ratón, el software, la silla, la mesa, el espacio alrededor y el entorno de trabajo, como la iluminación y el ruido. También incluye la forma en que se organiza el trabajo.
El empleador debe evaluar el puesto de cada usuario y reducir los riesgos que la evaluación detecte. En la práctica esto significa:
- examinar los equipos, el mobiliario, el entorno y las tareas;
- hablar con el usuario sobre molestias, problemas de vista y su forma de trabajar;
- dejar constancia de los hallazgos importantes y de las medidas que se deben tomar (un empleador con cinco o más empleados debe ponerlos por escrito);
- hacer lo que indique la evaluación, en un plazo razonable;
- revisar la evaluación cuando algo cambie.
Una evaluación DSE puede hacerla un evaluador formado, o el propio usuario con una lista de comprobación, siempre que haya recibido una formación adecuada. Después, un evaluador formado debe examinar los resultados, aclarar las dudas y asegurarse de que se corrijan los problemas. El software puede ayudar, pero la HSE dice que por sí solo no es una evaluación. La HSE publica una lista de comprobación gratuita para puestos DSE (CK1).
Cuándo hay que revisar la evaluación
Revísela si:
- el usuario cambia a equipos o mobiliario nuevos;
- el puesto se traslada o cambia su disposición;
- el trabajo cambia de un modo que afecta al uso de la pantalla;
- el usuario se queja de dolor o malestar, o desarrolla un problema de salud;
- la evaluación deja de ser válida por cualquier otra razón.
El artículo 2 dice que la evaluación debe revisarse si hay motivo para sospechar que ya no es válida o si ha habido un cambio significativo. La ley no fija una fecha de revisión.
Personas recién incorporadas y personas con necesidades distintas
A quien se incorpora hay que evaluarlo poco después de empezar y, si es posible, antes de que haga jornadas largas. Algunas personas necesitan más ayuda: quien tiene una discapacidad, una enfermedad de larga duración, una lesión reciente o un embarazo puede necesitar cambios en el equipo o en la forma de trabajar. El empleador debe hablar con ellas y hacer ajustes razonables.
Puestos compartidos (hot-desking)
Cuando varias personas comparten una mesa, el empleador debe asegurarse de que cada una pueda ajustar el puesto a su medida. Una guía de ajuste breve y sencilla en la mesa ayuda. La HSE dice que los trabajadores que cambian de mesa con frecuencia deben hacer una evaluación de riesgos básica de cada mesa que usen, y siguen necesitando formación.
Puntos clave
- El usuario usa habitualmente DSE como parte significativa de su trabajo normal: en palabras de la HSE, a diario, durante periodos continuos de una hora o más.
- El empleador debe evaluar el puesto, actuar según los hallazgos y revisar la evaluación cuando las cosas cambien.
- Un usuario formado suele poder hacer una autoevaluación, pero el empleador debe actuar según ella.
- Avise a su empleador cuando cambie de puesto o tenga síntomas.