Gdy z żywnością dzieje się coś złego, liczy się szybkość. Dobra dokumentacja pozwala znaleźć żywność, znaleźć osoby, które ją dostały, i zapobiec szkodom.
Identyfikowalność: krok wstecz, krok naprzód
Artykuł 18 rozporządzenia 178/2002 (nadal obowiązującego w prawie brytyjskim) mówi, że firmy spożywcze muszą umieć wskazać:
- kto dostarczył im żywność i wszystko, co wchodzi w skład żywności: krok wstecz;
- którym firmom dostarczały (innym niż konsumenci końcowi): krok naprzód.
Jeśli sprzedajesz wyłącznie klientom indywidualnym, potrzebujesz zapisów „krok wstecz”. Jeśli sprzedajesz także innym firmom (na przykład zaopatrujesz kawiarnię lub sklep), potrzebujesz również zapisów „krok naprzód”.
Przydatne zapisy to:
- nazwa dostawcy i produktu, ilość i data dostawy;
- numer partii oraz data use-by („należy spożyć do”) lub best-before („najlepiej spożyć przed”), jeśli jest;
- przy sprzedaży do firm: odbiorca, produkt, partia, ilość i data.
Faktury i dokumenty dostawy często wystarczają. Prawo nie określa stałego okresu ich przechowywania. Przechowuj zapisy co najmniej tak długo, jak okres przydatności żywności, a dłużej, jeśli wymagają tego inne obowiązki (na przykład podatkowe). Dopilnuj, by dało się je szybko znaleźć.
Dobra praktyka w kuchni:
- sprawdzaj i zachowuj dane partii żywności wysokiego ryzyka, na przykład trzymając etykiety lub ich zdjęcia;
- oznaczaj żywność, którą samodzielnie przygotowujesz, nazwą i datą use-by oraz notuj składniki i partie ważnych produktów;
- aktualizuj dane dostawców i korzystaj z zatwierdzonych dostawców, których sprawdzono.
Wycofanie z rynku i wycofanie od konsumentów
Artykuł 19 rozporządzenia 178/2002 mówi, że jeśli uważasz, iż żywność, którą firma obrabiała, jest niebezpieczna i opuściła twoją kontrolę, musisz:
- od razu rozpocząć jej wycofanie z rynku;
- powiadomić organy (lokalny urząd, a gdy to dotyczy, także FSA);
- jeśli żywność mogła trafić do konsumentów, poinformować konsumentów rzetelnie, dlaczego jest zabierana, i w razie potrzeby wycofać ją od konsumentów (recall).
Wycofanie z rynku (withdrawal) usuwa żywność z łańcucha dostaw. Wycofanie od konsumentów (recall) prosi ponadto konsumentów, by zwrócili lub wyrzucili żywność, którą już kupili.
Jako sprzedawca lub gastronom musisz rozpocząć wycofanie we własnej firmie, przekazać informacje dalej i współpracować z producentem oraz organami.
Alerty FSA
FSA publikuje alerty o niebezpiecznej żywności. Są trzy główne rodzaje:
- Product Recall Information Notice (PRIN): żywność jest wycofywana z powodów bezpieczeństwa.
- Allergy Alert (AA): żywność zawiera alergen, którego nie ma na etykiecie, albo etykieta jest błędna.
- Food Alert for Action (FAFA): wysyłany do urzędów lokalnych, które muszą podjąć działania w sprawie problemu z bezpieczeństwem żywności.
Zapisz się na alerty FSA i wyznacz jedną osobę odpowiedzialną za ich czytanie i reagowanie. Sprawdzaj zapasy pod kątem każdego alertu, od razu usuwaj każdy objęty nim produkt, zapisz, co zrobiono, i postępuj zgodnie z instrukcjami w alercie.
Prosty plan wycofania
Spisz krótki plan, który określa:
- Kto decyduje (kierownik) i kto go zastępuje.
- Dane kontaktowe dostawców, lokalnego urzędu i, jeśli zaopatrujesz innych, twoich odbiorców.
- Jak znaleźć partie i odbiorców.
- Jak zatrzymać żywność: wycofać ją ze sprzedaży, oznaczyć „nie używać” i przechowywać osobno.
- Jak poinformować klientów, jeśli trzeba: plakaty, media społecznościowe, wiadomość do osób, które kupiły.
- Jakie zapisy prowadzić.
Ćwicz go, raz w roku robiąc próbne wycofanie (mock recall), żeby przekonać się, ile naprawdę to trwa.
Skargi i incydenty
- Zapisuj każdą skargę (co, kiedy, kto, jaka żywność).
- Badaj każdą z nich. Szukaj prawidłowości.
- Traktuj poważnie skargi na ciała obce i zachorowania. Zachowaj żywność, jeśli klient ci ją odda, i przechowuj dane o partiach.
- Poinformuj urząd o podejrzeniu ogniska zatruć. Zatrucie pokarmowe powiązane z twoją firmą to poważna sprawa.
Zapisy, które dowodzą działania systemu
Warto prowadzić zapisy temperatur, sprzątania, szkoleń, dostawców i dostaw, zwalczania szkodników, kalibracji, informacji o alergenach oraz dziennik SFBB lub CookSafe. W sprawie, w której chodzi o należytą staranność (lekcja 1), to właśnie nimi pokazujesz, co zostało zrobione.
Najważniejsze informacje
- Identyfikowalność to krok wstecz i krok naprzód, gdy zaopatrujesz inne firmy.
- Prawo nie określa stałego okresu przechowywania: trzymaj zapisy tak długo, by były przydatne.
- Jeśli uważasz, że żywność jest niebezpieczna, wycofaj ją z rynku, powiadom organy, a jeśli trafiła do klientów, wycofaj ją od konsumentów.
- Reaguj na alerty FSA i ćwicz swój plan.