Princípio sete
O sétimo princípio consiste em estabelecer documentos e registos adequados à natureza e à dimensão da empresa. Um registo é a prova de que uma verificação foi feita e do que encontrou. Os inspetores pedem para ver os registos porque não podem estar na sua cozinha todos os dias. Se não está escrito, é difícil provar que foi feito.
Documentos e registos
- Os documentos dizem o que deveria acontecer. Incluem o plano de HACCP, os fluxogramas, os procedimentos e as instruções de trabalho. Mantêm-se atualizados.
- Os registos mostram o que aconteceu. Incluem os registos de temperatura, as folhas de limpeza, as verificações de entregas, as ações corretivas, as verificações de calibração, os registos de formação e as assinaturas de verificação.
Exemplos do pacote Safe Catering da FSAI
O pacote Safe Catering da FSAI é um sistema baseado no HACCP para estabelecimentos de restauração. Inclui formulários de registo como:
- registos de receção de mercadorias (entregas)
- registos de refrigeração de frigoríficos e congeladores
- registos de cozedura, arrefecimento e reaquecimento
- registos de manutenção a quente
- registos de limpeza
- registos de formação
Pode usar estes formulários, um sistema eletrónico ou formulários próprios, desde que cumpram a sua função.
Regras para bons registos
- Preencha-os no momento da verificação. Nunca com antecedência nem depois, de memória.
- Escreva valores reais. Uma página com temperaturas idênticas parece inventada e sugere que ninguém verificou.
- Escreva com clareza, com a data, a hora, o que mediu e as suas iniciais ou assinatura.
- Se se enganar, risque com um só traço para que continue legível, escreva o valor correto e ponha as suas iniciais. Não use corretor nem arranque a página.
- Quando um limite não for cumprido, registe também a ação corretiva, e não apenas o valor.
- Guarde os registos num único local acordado e não os leve para casa.
- Com os registos eletrónicos, saiba o que fazer se o sistema falhar. Use papel até voltar a funcionar.
Durante quanto tempo guardar
O artigo 5.º diz que os registos devem ser conservados durante um período adequado. O Regulamento não dá um valor único. A empresa escolhe um período adequado aos seus produtos. Uma prática comum é guardá-los pelo menos durante o prazo de validade do alimento mais uma margem, e durante mais tempo no caso dos registos de formação e de auditoria. O seu empregador indicar-lhe-á a regra do seu local de trabalho.
Registos falsos
Escrever um valor que não mediu é grave. O alimento pode ser inseguro e ninguém o sabe. Além disso, mina todo o sistema e pode significar que a empresa não consegue provar que cumpre a norma. Ambas as coisas são matéria de fiscalização. Se não consegue concluir uma verificação, diga-o. Não escreva um valor.
Os registos ajudam-no também a si
Bons registos protegem a empresa e o pessoal. Se um cliente se queixar de ter ficado doente, os registos de cozedura, arrefecimento e manutenção podem mostrar que o alimento foi manuseado corretamente. Mostram também onde esteve o problema, se o houve.
Rastreabilidade e retirada
Nos termos do Regulamento (CE) n.º 178/2002, artigo 18.º, uma empresa tem de poder dizer quem lhe forneceu os alimentos e a que empresas os forneceu. Os registos de fornecedores e de entregas tornam isso possível. Se um alimento se revelar inseguro, é retirado do mercado antes de chegar aos consumidores ou recolhido junto dos consumidores que já o têm. A FSAI publica alertas e recolhas de alimentos. Siga o procedimento do seu local de trabalho: separe e etiquete o produto, registe o que fez e avise o supervisor.
Pontos principais
- Os documentos dizem o que fazer. Os registos mostram o que foi feito.
- Preencha os registos no momento, com valores reais, datados e com iniciais.
- Corrija os erros com um só traço. Nunca invente um valor.
- Os registos apoiam também a rastreabilidade, as retiradas e as recolhas.
Na prática
Um inspetor pede a um padeiro os registos do forno e do arrefecimento do último mês. Todas as linhas têm a mesma hora e a mesma temperatura, e a letra é idêntica. O pessoal admite que foram preenchidos na sexta-feira para a semana inteira. O inspetor já não pode confiar em nenhum dos registos. A empresa tem de provar com registos novos e honestos que os seus controlos funcionam.