Principiul 7
Al șaptelea principiu este stabilirea documentației și a ținerii evidențelor potrivite mărimii și naturii afacerii. Articolul 5 alineatul (2) litera (g) din Regulamentul 852/2004 spune același lucru. Documentele și evidențele sunt dovada că sistemul dumneavoastră există și că îl urmați.
Documentele și evidențele sunt diferite
- Un document spune ce faceți. Este planul, procedurile, diagramele de flux, tabelul pericolelor, specificațiile și instrucțiunile. Îl țineți la zi.
- O evidență arată ce s-a întâmplat. Este un registru de temperaturi, o verificare a livrării, o confirmare de curățenie, o evidență de instruire sau un formular de acțiune corectivă. O păstrați o perioadă adecvată.
Ce trebuie păstrat
Un sistem tipic cuprinde:
- echipa HACCP și responsabilitățile ei;
- descrierile produselor, utilizarea prevăzută, diagramele de flux;
- analiza pericolelor și motivele fiecărei decizii;
- CCP, limitele critice și dovezile de validare;
- procedurile și evidențele de monitorizare;
- procedurile și evidențele acțiunilor corective;
- evidențele de verificare și revizuire;
- evidențele de instruire pentru fiecare persoană care manipulează alimente și pentru fiecare supraveghetor;
- aprobarea furnizorilor, evidențele livrărilor și informațiile de trasabilitate;
- programele și evidențele de curățenie, rapoartele de control al dăunătorilor, evidențele de întreținere și calibrare;
- matricea alergenilor și evidențele modificărilor;
- reclamațiile și incidentele.
Evidențe bune
O evidență bună este:
- Clară: oricine o poate citi.
- Contemporană: scrisă la momentul respectiv, nu completată mai târziu din memorie.
- Completă: fără goluri, cu date, ore și numele sau inițialele persoanei.
- Exactă: arată valoarea reală, inclusiv pe cele proaste.
- Revizuită: un supraveghetor o verifică și o semnează.
- Sigură: nu poate fi modificată fără urmă și se găsește ușor.
Un jurnal cu fiecare temperatură exact 4°C timp de șase săptămâni stârnește bănuieli inspectorului. Evidențele sincere, cu unele probleme și acțiuni corective clare, sunt mai bune decât cele care par perfecte. Nu inventați niciodată înregistrări.
Cât timp se păstrează
Legea spune „o perioadă adecvată”. Nu dă un singur număr. Bazați-vă pe termenul de valabilitate al produsului, pe timpul în care poate sosi o reclamație și pe cerințele asigurătorului sau ale clientului. Scrieți perioada în procedură.
Pe hârtie sau digital
Ambele sunt în regulă. Sistemele digitale și înregistratoarele de date pot monitoriza continuu și pot trimite alerte. Totuși au nevoie de control al accesului, copii de rezervă și revizuire. Sistemele pe hârtie trebuie ținute uscate, curate și păstrate în siguranță.
Evidențele și apărarea prin diligență necesară
Dacă sunteți acuzat de o infracțiune în temeiul Food Safety Act 1990, secțiunea 21 vă permite să arătați că ați luat toate măsurile de precauție rezonabile și ați depus toată diligența cuvenită. Este greu de dovedit fără evidențe. O evidență clară a monitorizării, a acțiunii corective, a instruirii și a revizuirii face adesea diferența dintre apărare și condamnare.
Evidențele și inspecția
Când vine un EHO, vă poate cere să vedeți planul, jurnalele și evidențele de instruire. Fiți pregătit să explicați cum funcționează sistemul. Arătați că evidențele corespund practicii.
Puncte-cheie
- Documentele spun ce faceți. Evidențele arată ce ați făcut.
- Evidențele trebuie să fie complete, contemporane, exacte și verificate.
- Păstrați-le o perioadă adecvată, pe care o hotărâți și o notați.
- Nu inventați și nu completați niciodată evidențe retroactiv.
- Evidențele susțin apărarea prin diligență necesară.