Principio 7
Il settimo principio è stabilire documentazione e tenuta delle registrazioni adeguate alla dimensione e alla natura dell'impresa. Lo dice anche l'articolo 5, paragrafo 2, lettera g, del Regolamento 852/2004. Documenti e registrazioni sono la prova che il Suo sistema esiste e che lo segue.
Documenti e registrazioni sono diversi
- Un documento dice che cosa fa. È il piano, le procedure, i diagrammi di flusso, la tabella dei pericoli, le specifiche e le istruzioni. Lo tiene aggiornato.
- Una registrazione mostra che cosa è successo. È un registro delle temperature, un controllo di consegna, una firma di pulizia, una registrazione della formazione o un modulo di azione correttiva. La conserva per un periodo adeguato.
Che cosa conservare
Un sistema tipico comprende:
- la squadra HACCP e le sue responsabilità;
- descrizioni dei prodotti, uso previsto, diagrammi di flusso;
- l'analisi dei pericoli e le ragioni di ogni decisione;
- i CCP, i limiti critici e le prove di convalida;
- procedure e registrazioni di monitoraggio;
- procedure e registrazioni di azioni correttive;
- registrazioni di verifica e di riesame;
- registrazioni di formazione di ogni addetto agli alimenti e supervisore;
- qualifica dei fornitori, registrazioni di consegna e informazioni di rintracciabilità;
- piani e registrazioni di pulizia, rapporti sul controllo degli infestanti, registrazioni di manutenzione e taratura;
- la matrice degli allergeni e le registrazioni delle modifiche;
- reclami e incidenti.
Buone registrazioni
Una buona registrazione è:
- Chiara: chiunque può leggerla.
- Contemporanea: scritta sul momento, non compilata dopo a memoria.
- Completa: senza lacune, con date, orari e nome o sigla della persona.
- Accurata: mostra la lettura reale, comprese quelle cattive.
- Controllata: un supervisore la verifica e la firma.
- Sicura: non può essere modificata senza lasciare traccia, ed è facile da trovare.
Un diario in cui ogni temperatura è esattamente 4°C per sei settimane insospettisce un funzionario. Registrazioni oneste, con qualche problema e azioni correttive chiare, sono meglio di quelle dall'aspetto perfetto. Non inventi mai voci.
Per quanto tempo conservarle
La legge dice «un periodo adeguato». Non dà un numero. Si basi sulla durata di conservazione del prodotto, sul tempo in cui può arrivare un reclamo e sulle richieste del Suo assicuratore o cliente. Scriva il periodo nella Sua procedura.
Carta o digitale
Vanno bene entrambi. I sistemi digitali e i registratori di dati possono monitorare in continuo e inviare avvisi. Richiedono comunque controllo degli accessi, copie di sicurezza e riesame. I sistemi cartacei vanno tenuti all'asciutto, puliti e conservati in sicurezza.
Registrazioni e difesa fondata sulla dovuta diligenza
Se Le viene contestato un reato ai sensi del Food Safety Act 1990, la sezione 21 Le consente di dimostrare di aver preso tutte le precauzioni ragionevoli e di aver esercitato ogni dovuta diligenza. È difficile da dimostrare senza registrazioni. Una documentazione chiara di monitoraggio, azioni correttive, formazione e riesame spesso fa la differenza tra una difesa e una condanna.
Registrazioni e ispezione
Quando un EHO La visita, può chiedere di vedere il Suo piano, i diari e le registrazioni della formazione. Sia pronto a spiegare come funziona il sistema. Mostri come le registrazioni corrispondono alla pratica.
Punti chiave
- I documenti dicono che cosa fa. Le registrazioni mostrano che cosa ha fatto.
- Le registrazioni devono essere complete, contemporanee, accurate e controllate.
- Le conservi per un periodo adeguato che Lei decide e scrive.
- Non inventi né compili mai a posteriori le registrazioni.
- Le registrazioni sostengono la difesa fondata sulla dovuta diligenza.