Principio 7
El séptimo principio es establecer una documentación y una conservación de registros adecuadas al tamaño y la naturaleza de la empresa. El artículo 5, apartado 2, letra g, del Reglamento 852/2004 dice lo mismo. Los documentos y los registros son la prueba de que su sistema existe y de que usted lo sigue.
Documentos y registros son cosas distintas
- Un documento dice lo que usted hace. Es el plan, los procedimientos, los diagramas de flujo, la tabla de peligros, las fichas técnicas y las instrucciones. Usted lo mantiene actualizado.
- Un registro muestra lo que ocurrió. Es un registro de temperaturas, una comprobación de entrega, una firma de limpieza, un registro de formación o un formulario de medida correctora. Usted lo conserva durante un período adecuado.
Qué conservar
Un sistema típico contiene:
- el equipo de HACCP y sus responsabilidades;
- las descripciones de los productos, el uso previsto y los diagramas de flujo;
- el análisis de peligros y las razones de cada decisión;
- los PCC, los límites críticos y las pruebas de validación;
- los procedimientos y registros de vigilancia;
- los procedimientos y registros de medidas correctoras;
- los registros de verificación y de revisión;
- los registros de formación de cada manipulador de alimentos y supervisor;
- la aprobación de proveedores, los registros de entregas y la información de trazabilidad;
- los programas y registros de limpieza, los informes de control de plagas y los registros de mantenimiento y de calibración;
- la matriz de alérgenos y los registros de cambios;
- las reclamaciones y los incidentes.
Buenos registros
Un buen registro es:
- Claro: cualquiera puede leerlo.
- Contemporáneo: escrito en el momento, no rellenado después de memoria.
- Completo: sin lagunas, con fechas, horas y el nombre o las iniciales de la persona.
- Exacto: muestra la lectura real, incluidas las malas.
- Revisado: un supervisor lo comprueba y lo firma.
- Seguro: no puede modificarse sin dejar rastro y es fácil de encontrar.
Un diario con todas las temperaturas exactamente a 4 °C durante seis semanas hace sospechar a un agente. Los registros honestos, con algunos problemas y medidas correctoras claras, son mejores que los que parecen perfectos. No invente nunca anotaciones.
Cuánto tiempo conservarlos
La ley dice «un período adecuado». No da una cifra. Base su decisión en la vida útil del producto, en el tiempo en que puede llegar una reclamación y en los requisitos de su aseguradora o de su cliente. Deje por escrito el período en su procedimiento.
Papel o digital
Ambos son válidos. Los sistemas digitales y los registradores de datos pueden vigilar de forma continua y enviar alertas. Aun así necesitan control de acceso, copias de seguridad y revisión. Los sistemas en papel deben mantenerse secos, limpios y guardados en un lugar seguro.
Los registros y la defensa de diligencia debida
Si se le acusa de un delito con arreglo a la Food Safety Act 1990, la sección 21 le permite demostrar que tomó todas las precauciones razonables y actuó con toda la diligencia debida. Es difícil demostrarlo sin registros. Un registro claro de la vigilancia, de las medidas correctoras, de la formación y de la revisión suele marcar la diferencia entre una defensa y una condena.
Registros y la inspección
Cuando un EHO hace una visita, puede pedir ver su plan, sus diarios y sus registros de formación. Esté preparado para explicar cómo funciona el sistema. Muestre cómo coinciden los registros con la práctica.
Puntos clave
- Los documentos dicen lo que usted hace. Los registros muestran lo que hizo.
- Los registros deben ser completos, contemporáneos, exactos y revisados.
- Consérvelos durante un período adecuado que usted decida y deje por escrito.
- No invente ni rellene nunca registros con posterioridad.
- Los registros respaldan la defensa de diligencia debida.