Принцип 7
Сьомий принцип — запровадити документацію та ведення записів, що відповідають розміру й характеру підприємства. Те саме каже стаття 5(2)(g) Регламенту 852/2004. Документи та записи — доказ того, що ваша система існує й що ви її дотримуєтеся.
Документи й записи — різні речі
- Документ говорить, що ви робите. Це план, процедури, блок-схеми, таблиця небезпек, специфікації та інструкції. Ви підтримуєте його актуальним.
- Запис показує, що сталося. Це журнал температур, перевірка поставки, підпис про прибирання, запис про навчання чи форма коригувальної дії. Ви зберігаєте його протягом відповідного періоду.
Що зберігати
Типова система містить:
- команду HACCP і її обов’язки;
- описи продуктів, передбачене використання, блок-схеми;
- аналіз небезпек і причини кожного рішення;
- CCP, критичні межі та докази валідації;
- процедури та записи моніторингу;
- процедури та записи коригувальних дій;
- записи верифікації та перегляду;
- записи про навчання кожного працівника, що має справу з їжею, і супервайзера;
- схвалення постачальників, записи поставок і дані про простежуваність;
- графіки та записи прибирання, звіти про боротьбу зі шкідниками, записи про технічне обслуговування та калібрування;
- матрицю алергенів і записи змін;
- скарги та інциденти.
Добрі записи
Добрий запис:
- Чіткий: будь-хто може його прочитати.
- Одночасний: зроблений у момент дії, а не заповнений пізніше з пам’яті.
- Повний: без прогалин, з датами, часом і ім’ям чи ініціалами особи.
- Точний: показує справжнє значення, зокрема погані.
- Переглянутий: супервайзер перевіряє та підписує його.
- Захищений: його не можна змінити без сліду, і його легко знайти.
Журнал, де кожна температура рівно 4°C протягом шести тижнів, викликає підозру в інспектора. Чесні записи з деякими проблемами та чіткими коригувальними діями кращі за ті, що виглядають ідеально. Ніколи не вигадуйте записів.
Як довго зберігати
Закон каже «відповідний період». Він не називає єдиного числа. Орієнтуйтеся на термін придатності продукту, час, коли може надійти скарга, і вимоги вашого страховика чи клієнта. Запишіть цей період у процедуру.
Папір чи цифра
Обидва варіанти прийнятні. Цифрові системи та реєстратори даних можуть вести безперервний моніторинг і надсилати сповіщення. Їм усе одно потрібні контроль доступу, резервні копії та перегляд. Паперові системи треба тримати сухими, чистими й у безпечному місці.
Записи та захист через належну ретельність
Якщо вас звинувачують у правопорушенні за Food Safety Act 1990, розділ 21 дозволяє довести, що ви вжили всіх розумних запобіжних заходів і виявили всю належну ретельність. Без записів це важко довести. Чіткий запис моніторингу, коригувальних дій, навчання та перегляду часто визначає різницю між захистом і вироком.
Записи під час інспекції
Коли приходить EHO, він може попросити показати ваш план, журнали та записи про навчання. Будьте готові пояснити, як працює система. Покажіть, що записи відповідають практиці.
Ключові моменти
- Документи говорять, що ви робите. Записи показують, що ви зробили.
- Записи мають бути повними, одночасними, точними й перевіреними.
- Зберігайте їх протягом відповідного періоду, який ви визначаєте та записуєте.
- Ніколи не вигадуйте і не заповнюйте записів заднім числом.
- Записи підтверджують захист через належну ретельність.