Princípio 7
O sétimo princípio é estabelecer documentação e conservação de registos adequadas à dimensão e à natureza da empresa. O artigo 5.º, n.º 2, alínea g), do Regulamento 852/2004 diz o mesmo. Os documentos e os registos são a prova de que o seu sistema existe e de que o segue.
Documentos e registos são coisas diferentes
- Um documento diz o que faz. É o plano, os procedimentos, os fluxogramas, a tabela de perigos, as fichas técnicas e as instruções. Mantém-no atualizado.
- Um registo mostra o que aconteceu. É um registo de temperaturas, uma verificação de entrega, uma assinatura de limpeza, um registo de formação ou um formulário de ação corretiva. Conserva-o durante um período adequado.
O que conservar
Um sistema típico contém:
- a equipa de HACCP e as suas responsabilidades;
- as descrições dos produtos, a utilização prevista e os fluxogramas;
- a análise de perigos e as razões de cada decisão;
- os PCC, os limites críticos e as provas de validação;
- os procedimentos e registos de monitorização;
- os procedimentos e registos de ações corretivas;
- os registos de verificação e de revisão;
- os registos de formação de cada manipulador de alimentos e supervisor;
- a aprovação de fornecedores, os registos de entregas e a informação de rastreabilidade;
- os planos e registos de limpeza, os relatórios de controlo de pragas e os registos de manutenção e de calibração;
- a matriz de alergénios e os registos de alterações;
- as reclamações e os incidentes.
Bons registos
Um bom registo é:
- Claro: qualquer pessoa o consegue ler.
- Contemporâneo: escrito na altura, não preenchido depois de memória.
- Completo: sem lacunas, com datas, horas e o nome ou as iniciais da pessoa.
- Exato: mostra a leitura real, incluindo as más.
- Revisto: um supervisor verifica-o e assina-o.
- Seguro: não pode ser alterado sem deixar rasto e é fácil de encontrar.
Um diário com todas as temperaturas exatamente a 4 °C durante seis semanas deixa um agente desconfiado. Registos honestos, com alguns problemas e ações corretivas claras, são melhores do que registos com ar de perfeitos. Nunca invente anotações.
Durante quanto tempo conservá-los
A lei diz «um período adequado». Não indica um número. Baseie-se no prazo de validade do produto, no tempo em que pode chegar uma reclamação e nas exigências da sua seguradora ou do seu cliente. Registe o período por escrito no seu procedimento.
Papel ou digital
Ambos servem. Os sistemas digitais e os registadores de dados podem monitorizar de forma contínua e enviar alertas. Mesmo assim precisam de controlo de acesso, cópias de segurança e revisão. Os sistemas em papel têm de se manter secos, limpos e guardados em segurança.
Os registos e a defesa de diligência devida
Se for acusado de um crime ao abrigo da Food Safety Act 1990, a secção 21 permite-lhe demonstrar que tomou todas as precauções razoáveis e exerceu toda a diligência devida. É difícil demonstrá-lo sem registos. Um registo claro da monitorização, das ações corretivas, da formação e da revisão faz muitas vezes a diferença entre uma defesa e uma condenação.
Registos e a inspeção
Quando um EHO faz uma visita, pode pedir para ver o seu plano, os diários e os registos de formação. Esteja preparado para explicar como funciona o sistema. Mostre como os registos correspondem à prática.
Pontos-chave
- Os documentos dizem o que faz. Os registos mostram o que fez.
- Os registos têm de ser completos, contemporâneos, exatos e verificados.
- Conserve-os durante um período adequado que decide e regista por escrito.
- Nunca invente nem preencha registos retroativamente.
- Os registos sustentam a defesa de diligência devida.